Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp tại Hải Phòng lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng. Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện thành công không phải là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể thực hiện được. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho bạn về quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hải Phòng.
Quy trình tổ chức sự kiện tại Hải Phòng gồm những bước nào?
Bước 1: Thu thập thông tin và nghiên cứu sự kiện
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hải Phòng. Trước khi lập kế hoạch, bạn cần nắm bắt các thông tin và yêu cầu đặt ra của khách hàng. Bất cứ mọi loại hình sự kiện nào cũng đều cần những thông tin sau:
- Mục đích sự kiện
- Chủ đề chính của chương trình
- Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
- Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
- Ngân sách dự kiến
Bước 2: Xây dựng chủ đề chính của sự kiện
Sự kiện thành công hay không, có tạo ấn tượng cho khách mời không phụ thuộc vào ý tưởng của chủ đề chính. Người tổ chức sự kiện cần xây dựng được chủ đề vừa bám sát yêu cầu khách hàng, vừa thể hiện ý tưởng đặc sắc thu hút công chúng.
Bước 3: Thiết kế sự kiện
Thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những gạch đầu dòng, bao gồm:
- Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện: Có thể tổ chức ngoài trời tại các công viên, bãi biển, sân vân động hay không gian trong nhà như khách sạn, công ty,…
- Xác định thời gian tổ chức: Có thể là cuối tuần, dịp lễ hoặc ngày đặc biệt nào đó. Người tổ chức cũng phải xác định rõ sự kiện tổ chức vào khung giờ nào trong ngày, kéo dài bao lâu,…
- Xây dựng kịch bản: Bạn cần xây dựng kịch bản cụ thể về các nội dung như chương trình diễn ra gồm những phần nào, hoạt động văn nghệ, trò chơi tổ chức như thế nào?
- Thiết kế hình ảnh sân khấu, trang trí: Dựa trên chủ đề sự kiện để xây dựng sân khấu chương trình.
Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức chương trình
Sau khi thiết kế sự kiện, người tổ chức sẽ xây dựng kế hoạch cụ thể và chi tiết cho cả chương trình cũng như từng hạng mục cụ thể. Khi lập kế hoạch, cần chú ý các vấn đề sau:
- Nhân sự phục vụ tổ chức sự kiện gồm những ai, số lượng bao nhiêu.
- Liệt kê các trang thiết bị sẽ sử dụng.
- Dự tính ngân sách
- Xây dựng phương án dự phòng cho mọi trường hợp.
Bước 5: Liên hệ các đơn vị bổ trợ liên quan
Một sự kiện lớn được tổ chức thành công phải có sự phối hợp và bổ trợ của nhiều đơn vị dịch vụ liên quan. Lúc này, nhà tổ chức sẽ liên hệ các đơn vị cho thuê địa điểm, đoàn ca nhạc, nhóm múa, người dẫn chương trình,…
Bước 6: Dàn dựng chương trình sự kiện
Ngay trước thềm sự kiện, bộ phận liên quan sẽ tiến hành dàn dựng sân khấu, trang trí, vận chuyển trang thiết bị tới địa điểm tổ chức. Đối với các sự kiện quy mô lớn thì thời gian triển khai có thể kéo dài từ vài ngày đến cả tháng trời. Những sự kiện nhỏ hơn thì chỉ mất khoảng 2 – 3 ngày để xây dựng xong sân khấu.
Bước 7: Tiến hành chương trình sự kiện
Người tổ chức đảm bảo chương trình diễn ra đúng thời gian và kế hoạch đã chuẩn bị. Thường xuyên cử người giám sát từng khâu và toàn bộ chương trình để đảm bảo xử lý kịp thời các sự cố xảy ra.
Bước 8: Kết thúc sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện rà soát lại các nội dung đã thực hiện và tổng kết, rút kinh nghiệm cho các chương trình sau.
Chi phí thuê tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hải Phòng bao nhiêu?
Mỗi một đơn vị tổ chức sự kiện đều các mức giá dịch vụ khác nhau. Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp các đơn vị này để nhận bảng báo giá cụ thể. Sau khi đối chiếu mức giá cả và nguồn kinh phí dự kiến, khách hàng sẽ lựa chọn công ty tổ chức sự kiện phù hợp.
PTC Vina chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện tại khắp các tỉnh thành trên cả nước. Tùy thuộc vào yêu cầu khách hàng, đơn vị sẽ đưa ra tư vấn về mức giá phù hợp và kèm theo nhiều ưu đãi hấp dẫn.
Một sự kiện thành công không chỉ nằm ở bản kế hoạch hay mà còn là sự kết hợp của tất cả các công đoạn. Thực hiện đầy đủ các bước theo quy trình trên đây để có thể tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hải Phòng.
Bạn đọc có thể tham khảo thêm một số hình ảnh khác tại sự kiện do PTC Vina tổ chức:
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina – Tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành – Tổ chức lễ động thổ, khởi công – Tổ chức lễ kỷ niệm – Tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm – Tổ chức lễ hội mùa hè, mùa đông – Tổ chức tiệc tất niên cuối năm – Tổ chức ngày hội thể thao – Tổ chức ngày hội gia đình – Tổ chức sự kiện kết hợp gameshow, trò chơi.
Liên hệ: Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Miền Bắc – 0916.999.861
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hải Dương – 0916.999.861
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hải Phòng – 0936.99.22.02
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Quảng Ninh – 0936.992.101
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hưng Yên – 0936.992.106
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Bắc Ninh – 0916.999.861
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Bắc Giang – 0936.992.103
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hà Nội – 0936.992.101
Leave a Reply