Chương trình mà không có kinh phí thì không thể hoàn thành được. Mọi event đều có nguồn ngân sách riêng, phù hợp với quy mô và tính chất sự kiện. Các công ty tổ chức sự kiện tại Hải Phòng hay doanh nghiệp, cá nhân đều phải ưu tiên vấn đề này và đề ra kế hoạch, quản lý chặt chẽ tài chính để thực hiện chương trình hiệu quả.
Quản lý ngân sách trong tổ chức sự kiện
Tìm hiểu về ngân sách tài chính khi sự kiện diễn ra
Ngân sách trong một sự kiện gồm thu nhập và chi phí dựa trên kế hoạch đã đề xuất. Dựa trên loại hình, quy mô, hoạt động chương trình mà ngân sách có thể tăng hoặc giảm. Chuẩn bị ngân sách kỹ lưỡng là một yếu tố tạo nên sự thành công khi tổ chức event. Tiềm lực kinh tế càng vững chắc thì sự kiện càng được đầu tư và ấn tượng hơn.
Dự toán ngân sách được thực hiện ngay khi có kịch bản. Nó là thứ quyết định các hạng mục và từng phần diễn ra, tác động trực tiếp đến những yếu tố khác. Vì thế, doanh nghiệp hoặc công ty tổ chức sự kiện tại Hải Phòng phải cân nhắc kỹ khi đưa ra hoạch định chi phí để đảm bảo mọi thứ nằm trong tầm kiểm soát.
Nguyên tắc quản lý ngân sách trong tổ chức sự kiện
- Tránh thua lỗ: Đối với việc tổ chức sự kiện có bán vé, thu phí thì mục tiêu ban đầu cần đặt ra là tránh thua lỗ. Còn sự kiện khai trương, khánh thành, lễ khởi công,…thì cần tính toán về mức độ hiệu quả và hiệu ứng lâu dài của nó. Một chương trình để thua lỗ về ngân sách dễ làm cho kế hoạch ban đầu không được diễn ra trọn vẹn. Nếu có thể, hãy thay đổi kịch bản để hòa vốn. Hạn chế mức thiệt hại tối thiểu, không làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
- Dự kiến mức thu thực tế của sự kiện: Có 2 vấn đề thường gặp khi nói về ngân sách của một chương trình. Đó là “dự đoán” số tiền tài trợ hoặc lượng khách tham dự. Tất cả đều phải dựa trên thực tế sẵn có chứ đừng đưa ra các phương án phi thực tế. Điều này dẫn tới việc chi phí chuẩn bị cao nhưng thu về chẳng được bao nhiêu khiến ngân sách thất thoát.
- Có kế hoạch dự phòng: Trong tất cả các event, người thực hiện luôn phải chuẩn bị phương án dự phòng. Một số sự cố dễ xảy đến như thời tiết không cho phép, nhà tài trợ không đến, khách mời hoặc khán giả không như dự tính ban đầu,…Việc chuẩn bị phương án dự phòng giúp ban tổ chức tránh bị bối rối, hoang mang.
- Điều phối nguồn tiền: Đây là một trong những kỹ năng cần có cho người quản lý ngân sách. Họ phải tỉ mỉ, cẩn thận, tính toán tốt thì chi tiêu mới hợp lý, không vượt ngân sách đề ra.
Các loại chi phí thường có trong tổ chức sự kiện
- Chi phí thuê địa điểm: Bao gồm phí thuê mặt bằng, kèm theo phí gửi xe, an ninh, vệ sinh, bảo vệ,…
- Chi phí đi lại: Các khoản phục vụ cho công tác vận chuyển, đưa đón đại biểu và một số việc liên quan.
- Chi phí phục vụ: Khoản chi cho đồ ăn, thức uống.
- Chi phí thiết kế: Gồm trang trí cổng chào, khán phòng, nội thất,…
- Chi phí âm thanh: Việc thuê âm thanh, loa đài phục vụ cho sự kiện
- Chi phí in ấn: Như vé mời, sách giới thiệu, khẩu hiệu, băng rôn, phù hiệu tên,…
- Chi phí quà tặng: Tùy vào số lượng khách và chủ đề sự kiện mà người tổ chức tìm kiếm loại quà phù hợp
Nếu bạn đang tìm kiếm công ty tổ chức sự kiện tại Hải Phòng thì đừng quên liên hệ với PTC Vina nhé. Đơn vị uy tín đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và xây dựng event hiện đại, hoàn hảo nhất.
Bên cạnh chủ đề và kịch bản, ngân sách cũng là một yếu tố góp phần làm nên thành công của chương trình. Để được tư vấn cụ thể hơn về dịch vụ event, bạn có thể tham khảo công ty tổ chức sự kiện tại Hải Phòng PTC Vina.
Cùng điểm qua một số hình ảnh sự kiện thực tế do PTC Vina:
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina – Tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành – Tổ chức lễ động thổ, khởi công – Tổ chức lễ kỷ niệm – Tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm – Tổ chức lễ hội mùa hè, mùa đông – Tổ chức tiệc tất niên cuối năm – Tổ chức ngày hội thể thao – Tổ chức ngày hội gia đình – Tổ chức sự kiện kết hợp gameshow, trò chơi.
Liên hệ: Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Miền Bắc – 0916.999.861
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hải Dương – 0916.999.861
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hải Phòng – 0936.99.22.02
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Quảng Ninh – 0936.992.101
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hưng Yên – 0936.992.106
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Bắc Ninh – 0916.999.861
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Bắc Giang – 0936.992.103
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hà Nội – 0936.992.101
Leave a Reply