Ngày hội thể thao, ngày hội gia đình đã và đang là hoạt động được rất nhiều doanh nghiệp tổ chức cho nhân sự. Không chỉ nâng cao sức khỏe mà đây còn là cơ hội để mọi người được gần gũi nhau hơn. Tuy nhiên, muốn tổ chức sự kiện ngày hội thể thao, ngày hội gia đình Hải Phòng hiệu quả thì cần có kế hoạch chuẩn bị cụ thể. Hi vọng những hướng dẫn dưới sẽ giúp ích cho chương trình của bạn.
Hướng dẫn chuẩn bị cho sự kiện ngày hội tại Hải Phòng
Họp bàn ý tưởng cho chương trình
Ngày hội thể thao, ngày hội gia đình là hoạt động sự kiện mang tính chất tập thể, quy mô lớn nên cần phải bàn bạc kỹ lưỡng về nội dung chương trình. Mọi người cùng nhau ngồi lại đưa các ý tưởng và mổ xẻ phân tích chúng để lựa chọn chủ đề phù hợp nhất. Người lãnh đạo sẽ tập hợp ý kiến, từ đó đưa quyết định cho từng hạng mục, bao gồm: chủ đề, địa điểm, thời gian, số lượng tham dự, kịch bản,… Đồng thời đề xuất các phương án dự phòng cho những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
Phân công nhiệm vụ cho từng người phụ trách
Sau khi thống nhất được các nội dung của chương trình thì người lãnh đạo sẽ phân chia công việc cho từng nhóm cụ thể. Các cá nhân sẽ tiếp nhận và phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao. Có thể phân công thành các nhóm như sau:
- Nhóm tìm kiếm địa điểm tổ chức.
- Nhóm phụ trách trang trí sân khấu.
- Nhóm lên danh sách, liên hệ khách tham gia.
- Nhóm thiết kế trò chơi vận động.
Dự toán ngân sách tổ chức ngày hội cân đối
Dự toán ngân sách là việc tính toán chi tiêu cho các hạng mục theo kế hoạch và trường hợp phát sinh. Người tổ chức lên danh sách, phân bổ nguồn chi cho cân đối giữa dự tính và thực tế, tránh để xảy ra trường hợp bội chi. Dự trù kinh phí hợp lý giúp việc tổ chức sự kiện ngày hội thể thao, ngày hội gia đình Hải Phòng đạt được hiệu quả cao.
Xác định số lượng người tham dự chương trình
Người tổ chức xác định những đối tượng tham dự trong ngày hội thể thao, ngày hội gia đình. Bao gồm các cán bộ, nhân viên trong công ty, gia đình, khách mời, bộ phận truyền thông,… Từ đó, lên danh sách và chốt số lượng cụ thể để thực hiện các nội dung liên quan khác.
Một số vấn đề lưu ý khi tổ chức sự kiện ngày hội
Vấn đề nhân lực trong ngày hội thể thao, ngày hội gia đình
Chương trình ngày hội cần nguồn lực lớn từ ban tổ chức, người dẫn chương trình, phụ trách sân khấu, chuẩn bị đạo cụ, quản trò,… Vì thế, khi lên kế hoạch cần sắp xếp và phân bổ nhân sự phụ trách hợp lý. Nếu như thiếu hụt bất kỳ vị trí nào khiến cho sự kiện bị thất bại hoặc không đạt kết quả mong muốn. Đặc biệt, các bộ phận cần phải làm việc kết hợp, thống nhất với nhau thì chương trình mới thành công được.
Vấn đề sức khỏe của người tham dự
Một số trò chơi trong ngày hội thể thao, ngày hội gia đình đòi hỏi về sức bền và khả năng vận động liên tục. Do đó, rất nhiều trường hợp người chơi bị mệt và mất sức khi tham gia. Mặc khác, vấn đề rủi ro về tai nạn, va chạm khi tham gia chương trình cũng xảy ra khá nhiều. Ví dụ như trò đập niêu, nếu không cẩn thận có thể khiến mảnh vỡ đụng trúng người, hoặc bị ngã khi chơi đạp xe, đá bóng,…
Để hạn chế rủi ro xảy ra khi tổ chức sự kiện ngày hội thể thao, ngày hội gia đình Hải Phòng, doanh nghiệp cần lựa chọn các trò vận động sao cho nhẹ nhàng nhất. Đặc biệt, khâu thiết kế sân khấu và chuẩn bị đạo cụ cần hết sức cẩn thận và kỹ lưỡng nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người chơi.
Là một trong những công ty sự kiện chất lượng nhất cả nước hiện nay, PTC Vina sẽ thiết kế cho bạn chương trình ngày hội hoàn hảo nhất. Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin và đơn vị sẽ thay bạn lên kế hoạch, setup, tổ chức,… đúng yêu cầu đặt ra.
Để tổ chức sự kiện ngày hội thể thao, ngày hội gia đình Hải Phòng đòi hỏi khâu chuẩn bị cần hết sức kỹ lượng. Vì vậy, bạn cần phải xây dựng cho mình một kế hoạch và kịch bản cụ thể để chương trình được diễn ra thành công tốt đẹp nhất.
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina – Tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành – Tổ chức lễ động thổ, khởi công – Tổ chức lễ kỷ niệm – Tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm – Tổ chức lễ hội mùa hè, mùa đông – Tổ chức tiệc tất niên cuối năm – Tổ chức ngày hội thể thao – Tổ chức ngày hội gia đình – Tổ chức sự kiện kết hợp gameshow, trò chơi.
Liên hệ: Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Miền Bắc – 0916.999.861
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hải Dương – 0916.999.861
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hải Phòng – 0936.99.22.02
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Quảng Ninh – 0936.992.101
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hưng Yên – 0936.992.106
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Bắc Ninh – 0916.999.861
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Bắc Giang – 0936.992.103
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hà Nội – 0936.992.101
Leave a Reply