Tổ chức kỷ niệm 30 năm ra trường tại Hải Phòng là một buổi lễ thiêng liêng và quan trọng. Đây là dịp để các cựu học sinh trở về thăm trường, thăm thầy cô và ôn lại kỷ niệm. Vì thế, sự kiện này phải được thực hiện một cách hoàn hảo, chuyên nghiệp và đúng chủ đề. Hãy cùng tìm hiểu thêm về 6 việc bạn cần làm trong chương trình đặc biệt này ở bài viết sau nhé.
Xác định chủ đề của buổi lễ
Tổ chức kỷ niệm 30 năm ra trường tại Hải Phòng 5 năm, 10 năm hoặc 20 năm cần có một ý tưởng rõ ràng và cụ thể chứ không nên chung chung. Như thế sẽ gây ra khó khăn trong việc định hướng chương trình cũng như những điều cần chuẩn bị. Một ý tưởng độc đáo, sáng tạo, truyền tải thông điệp rõ ràng là điều mà người tổ chức nên quan tâm đầu tiên.
Khi đã lên được ý tưởng rồi thì nên xác định luôn chủ đề của chương trình tựu trường để chọn tiết mục, trò chơi phù hợp. Công việc được tiến hành nhanh chóng, hiệu quả và ăn khớp với nhau hơn.
Xây dựng kịch bản chuyên nghiệp
Một chương trình dù lớn hay nhỏ đều phải có kịch bản. Nó phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, chi tiết và dễ hiểu. Không chỉ đem đến kết quả như mong đợi mà kịch bản còn giúp người thực hiện tránh được rủi ro nhờ những phương án dự phòng.
Các khâu khác cũng không mất nhiều thời gian nhờ khung sườn có sẵn và chỉ chuẩn bị và lắp ráp vào sao cho hợp lý nhất. Tuy nhiên, nếu bạn thuê dịch vụ từ các công ty tổ chức sự kiện thì cần trao đổi và bàn luận ý kiến để đưa ra phương án tối ưu nhất. Tránh xảy ra các mâu thuẫn và xích mích khi đã bước vào công đoạn hoàn thành.
Không quên khảo sát địa điểm tổ chức
Thường thì chương trình tổ chức kỷ niệm 30 năm ra trường tại Hải Phòng sẽ là ngôi trường xưa của các cựu học sinh. Tuy nhiên, tùy vào số lượng người mà tìm kiếm không gian trong nhà hoặc ngoài trời thích hợp. Chẳng hạn, số lượng người ít thì nên thực hiện trong hội trường sẽ tạo cảm giác ấm cúng, gần gũi hơn. Còn số lượng người lớn thì nên tổ chức ngoài trời để tạo sự thoải mái, dễ dàng giao lưu và trò chuyện, vui chơi.
Nếu không tổ chức được ở trường thì nên tìm địa điểm gần đó hoặc không gian tiệc đơn giản, quy mô nhỏ.
Bố trí đội ngũ nhân sự
Trường hợp các cựu học sinh tự đứng ra triển khai và tiến hành thì nhân lực bị hạn chế rất nhiều. Điều này khiến họ mất nhiều thời gian và kết quả nhiều khi không được như ý muốn do không có nhiều kinh nghiệm, chuyên môn. Bởi vậy, bạn nên chọn dịch vụ từ các công ty, đơn vị tổ chức chuyên nghiệp để họ làm nhanh gọn hơn. Nhân lực và trang thiết bị đầy đủ, ý tưởng và cách trình bày cũng sáng tạo, hợp với chủ đề hơn. Ngoài ra, đơn vị tổ chức cũng đảm bảo về mặt âm thanh, sân khấu và ánh sáng chu đáo.
Gửi thiệp cho khách mời
Sau khi đã hoàn thành danh sách khách mời thì cần thiết kế giấy mời và gửi đến từng người. Trên giấy mời phải có dầy đủ thông tin, chủ đề cũng như thời gian, địa điểm để người tham dự có sự chuẩn bị phù hợp. Thời điểm gửi thiệp tốt nhất là khoảng 2 đến 3 tuần trước khi diễn ra sự kiện kỷ niệm trường xưa.
Tổng duyệt chương trình lần cuối
Tổng duyệt là yếu tố quan trọng để biết được chương trình đã tốt hay chưa, có điều gì cần sửa đổi hoặc thay thế không. Điều này còn giúp buổi họp hội khóa diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch đã đề ra.
PTC Vina là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín được nhiều khách hàng lựa chọn. Lấy sự hài lòng của quý khách làm mục tiêu phấn đấu, công ty đã thực hiện thành công hàng trăm chương trình đa dạng về quy mô. Cam kết về chất lượng, tiến độ cùng mức giá hợp lý.
Trên đây là 6 công việc quan trọng nhất cần thực hiện khi tổ chức kỷ niệm 30 năm ra trường tại Hải Phòng. Ngoài ra còn rất nhiều công việc khác mà người chủ trì nên trao đổi với đơn vị làm để có sự thống nhất và hợp lý.
CÔNG TY CỔ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUẢNG CÁO PTC VINA
Địa chỉ: Hải Dương – Hotline: 0916 999 861
Văn phòng:
VP Hà Nội: 0936.992.103
VP Hải Phòng: 0936.992.202
VP Bắc Ninh, Bắc Giang: 0916.999.861
VP Hưng Yên: 0936.992.106
VP Hạ Long: 0936.992.101
Điện thoại: 0916.999.861 – Fax: 0220.3838.055
Hotline tư vấn: 0916.999.861
Email: phutu118@gmail.com
Chat Zalo: 0916999861
Chat Facebook: https://www.facebook.com/ptcvinafanpage
Website: ptcvina.com
Leave a Reply